Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 2 hari

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

1. Pembelian terus

1. Perolehan melalui sebutharga

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 3 hari selepas barangan sampai

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 3 kali deringan

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Disember 2015

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 e) Penyata Bank

1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

1. Membuat semakan perjalanan
2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

1. Menyediakan Takwim
2. Menyediakan senarai pusat
3. Menerima pendaftaran
4. Semakan dokumen
5. - Kemasukan data

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 2

 Pengendalian Peperiksaan

1. Melantik Panel Penggubal
2. Menggubal soalan & jawapan
3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
4. Menyemak dan menyedia soalan
5. Mencetak dan membungkus soalan
6. Melantik petugas peperiksaan
7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 3

 Penyediaan Keputusan

1. Melantik pemeriksa skrip
2. Menerima bungkusan skrip jawapan
3. Menanda skrip jawapan
4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
5. Menyedia keputusan
6. Mengumumkan keputusan
7. Menyemak semula keputusan rayuan
8. Mengeluarkan sijil
9. Melupuskan skrip jawapan

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 2 bulan

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 1 bulan

 1 bulan

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 2 hari

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

 1 bulan

 5

 Pertukaran Guru

1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 3 minggu

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Permohonan Pelajar Baru

1. Mengadakan Ujian Kelayakan
2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

1 bulan

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
2. Menyemak dan mendapat kelulusan

3 hari

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

1. Terima Borang Permohonan
2. Memproses Dan Menyemak Borang
3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

3 minggu

1 minggu

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

2 minggu

1 minggu
1 minggu

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Disember 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

1

 Memastikan Laman web  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja