Arkib Piagam Pelanggan & Pencapaian Kami

Arkib Piagam Pelanggan Yayasan Islam Kelantan

Berazam untuk menyediakan tahap pendidikan terbaik dan berkhidmat dengan penuh dedikasi sebagaimana yang dihasratkan oleh kerajaan bagi melahirkan generasi berakhlak dan berguna 

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 November 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan November 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Mac 2017)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 1 April 2017

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 November 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan November 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Februari 2017)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 1 Mac 2017

 

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 November 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan November 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2017 (Januari 2017)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 1 Februari 2017

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Oktober 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Oktober 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Oktober 2016)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 25 Oktober 2016

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Oktober 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Oktober 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (September 2016)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 27 September 2016
 

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Oktober 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Oktober 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Ogos 2016)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 27 Ogos 2016

 

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Oktober 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Oktober 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Julai 2016)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 26 Julai 2016
 

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Oktober 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Oktober 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Jun 2016)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 26 Jun 2016
 
 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Oktober 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Oktober 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (Mei 2016)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 2 Jun 2016
 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Oktober 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan Disember

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Oktober 2015 hingga Disember  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2016 (April 2016)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunDisemberg portal web YIK.

 7 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 23 April 2016

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Umum dan Kokuriklulum akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Meluluskan surat sokongan penubuhan  kelab  / Persatuan / Badan Beruniform dari  tarikh  terima permohonan

 2 hari

 100%

2

 Pemprosesan kertas cadangan berkaitan  Seminar, Bengkel dan Kursus yang telah  diluluskan oleh Ketua Jabatan

 

 2 hari

 100%

3

 Menerima balik surat kebenaran menyertai  aktiviti anjuran YIK selepas diedarkan

 1 minggu sebelum aktiviti

 100%

4

 Memberi maklum balas maklumat yang  dipohon oleh Jabatan / Agensi yang  berkenaan

 2 hari selepas penerimaan

 100%

5

 Menguruskan Pelantikan Jawatankuasa Kerja  Program berkaitan yang akan dilaksana

 2 minggu sebelum  program

 100%

6

 Menyelesaikan proses berkaitan pelaksanaan  Kursus / Seminar / Bengkel yang akan dibuat

 1 minggu sebelum  program

 100%

7

 Memberi ulasan Post Mortem Kusus / Seminar  / Bengkel yang telah dilaksana

 2 Minggu selepas  terlaksana

 100%

8

 Tindakan susulan selepas menerima aduan  dari pelanggan

 2 hari selepas maklumat  diterima

 100%

9

 Status aduan pelanggan dimaklumkan  kepada pelanggan selepas menerima aduan

 2 minggu

 100%

10

 Pemantauan ke arah kecemerlangan P&P  dicerap mengikut zon

 1 kali sebulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT SUMBER MANUSIA 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Sumber Manusia akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Urusan persaraan awal

 6 bulan

 100%

2

 Urusan Pencen Bersara Wajib 
 (Proses penyediaan pencen)

 3 Bulan dari tarikh terima  permohonan

 100%

 3

 Urusan Pencen (Kematian)

 14 hari bekerja

 100%

 4

 Memastikan proses dokumen pra-persaraan

 1 tahun sebelum  persaraan

 100%

 5

 Surat Sambung Khidmat

 14 hari daripada tarikh  lapor diri

 100%

 6

 Keputusan Pengesahan dalam perkhidmatan

 14 hari daripada  keputusan Mesyuarat  Lembaga YIK

 100%

 7

 Pemberian taraf berpencen

 14 hari daripada  menerima surat JPA

 100%

 8

 Pelanjutan tempoh percubaan

 6 minggu

 100%

 9

 Notis Tamat Khidmat

 1 bulan dari tarikh tamat  khidmat

 100%

 10

 Surat tawaran untuk lantikan baru (guru/  bukan guru)

 8 hingga 12 minggu

 100%

 11

 Surat panggilan temuduga Guru

 14 hari dari tarikh  temuduga

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENTADBIRAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pentadbiran akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Mengurus semua jenis perolehan dan  perkhidmatan jabatan mengikut  tatacara berikut:

  1. Pembelian terus

 

  1. Perolehan melalui sebutharga

  

 

 

 3 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 

 7 hari selepas Jawatankuasa  Pemutus Sebutharga bersidang

 100%

2

 Menghantar dokumen ke bahagian  kewangan setelah pesanan tempahan,  invois dan sebagainya lengkap.

 5 hari bekerja

 100%

3

 Mengurus semua urusan yang berkaitan  penyeliaan dan penyelenggaraan  kenderaan jabatan

 2 hari selepas mendapat  kelulusan Ketua Jabatan

 100%

 4

 Mengurus dan menyelia semua asset  kerajaan

 

 3 hari selepas barangan sampai

 100%

 5

 Melayani panggilan telefon yang masuk,  Melayan pelanggan di kaunter dengan  mesra dan berhemah

 

 3 kali deringan

 100%

6

 Mengurus tempahan dewan/bilik  seminar untuk tujuan sewaan

 2 hari selepas tempahan/
 2 hari sebelum digunakan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KEWANGAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kewangan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Menyediakan, menyemak, dan meluluskan  baucer bayaran am serta mengeluarkan cek.

 14 hari dari tarikh menerima  tuntutan dan bil yang telah  lengkap dengan syarat dana  kewangan yang mengukupi

 100%

2

 Pembayaran gaji dan elaun bagi anggota-  anggota ibupejabat yang baru dilantik dan  bertukar lantik

 75 hari dari tarikh penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8) /  Sijil Gaji Akhir (LPC)

 100%

3

 Kutipan wang
 - memasukkan kutipan wang ke dalam bank

 1 hari bekerja

 100%

4

 Mengeluarkan resit rasmi berkomputer

 3 hari bekerja

 100%

5

 Proses Lembaran Penyata Gaji serta bayaran  gaji

 Sebelum 18hb pada setiap bulan  dan mengikut jadual

 100%

6

 Bayaran gaji Pekerja Sambilan dan Guru Ganti

 1 bulan selepas penerimaan  Laporan Perubahan Gaji (Kew.8)

 100%

7

 Permohonan pendahuluan diri

 5 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

8

 Permohonan Tuntutan Perjalanan

 15 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

9

 Permohonan Pakej Mesyuarat dan Kursus

 7 hari bekerja dari tarikh terima  permohonan

 100%

10

 Permohonan Kerja Lebih Masa

 30 hari bekerja

 100%

11

 -Mengendalikan mesyuarat jawatankuasa  Pengurusan Kewangan dan Akaun 3 bulan sekali
 -Menghantar Laporan ke Perbendaharaan Negeri

 15 hari selepas mesyuarat

 100%

12

 Cek yang diterima daripada pejabat pembayar  diserah kepada mereka yang berhak menerima

 2 hari bekerja

 100%

13

 Mengemukakan Penyata Tunggakan Hasil  kepada Bendahari Negeri Kelantan dengan  salinannya kepada Pengarah Audit Negeri

 Sebelum @ pada 7 Julai 2015

 100%

14

 Memproses rekupmen Panjar Panjat

 2 hari bekerja

 100%

15

 Cadangan Bajet/anggaran belanjawan tahun  seterusnya dihantar ke Perbendaharaan Negeri

 Sebelum bulan September

 100%

16

 Memastikan semua potongan yang dibuat  dihantar kepada agensi berkenaan

 Selewat-lewatnya 60 hari  dari tarikh gaji yang  diterima

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT AUDIT DALAM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Audit Dalam akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 

 Menyemak dokumen-dokumen kewangan dan  akaun  sekolah:
 a) Buku Tunai

  1. Menyemak buku tunai dari sebulan ke sebulan.

 b) Buku Resit

  1. Membuat pengiraan jumlah serahan kutipan yuran pelajar kepada guru kelas dan penyerahan kepada bendahari sekolah.

 c) Baucer Bayaran

  1. Menyemak setiap baucer yang dikeluarkan mempunyai susunan turutan siri nombor, nama pembekal, dan lain-lain perkara yang berkaitan.
  2. Menyemakan dan memastikan setiap keluaran baucer ada pengesahan @ kebenaran dari pengetua

 d) Cek

  1. Menyemak cek-cek yang dikeluarkan untuk tujuan yang betul.
  2. Memastikan kaki cek mempunyaiperkara seperti tarikh dikeluarkan, nombor vaucer, nama pembayar, jumlah dan lain-lain perkara berkaitan.
  3. - Cek yang dikeluarkan mempunyai kebenaran dan ditandatangani ole Pengetua, Penolong Kanan dan Bendahari Sekolah

 

 

 

 

 

 

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

 e) Penyata Bank

  1. Meriksa dan mengira setiap kemasukan wang ke bank
  2. Menyemak dan mengira penyata setiap bulan.

 f) Bayaran Caruman KWSP

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 g) Bayaran PERKESO

  1. Memastikan potongan bayaran yang dibuat adalah betul

 

 15 hari bekerja siap  laporan setelah  diambil dari sekolah

 100%

2

 Menyemak Buku Log kenderaan Jabatan dan  membuat analisa penggunaan bahan api bagi setiap  kilometer

  1. Membuat semakan perjalanan
  2. Membuat catatan bacaan kiraan kilometer perjalanan sebulan ke sebulan
  3. Memastikan setiap pemandu mencatat kiraan perjalanan didalam Buku Log

 

 1 bulan sekali  merekod dan  memeriksa Buku  Log semua  kenderaan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PEMBANGUNAN
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Pembangunan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Menguruskan permohonan projek-projek  penyelenggaraan kecil untuk pertimbangan  Mesyuarat Pengurusan / Pengurusan YIK

 3 minggu daripada  tempoh  permohonan/
 pemantauan

 100%

2

 Menguruskan cadangan projek-projek pembinaan  untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Tetap  Kewangan, Tender, Pembangunan dan Pelaburan.

 14 hari bekerja  sebelum mesyuarat  suku akhir tahun  diadakan

 100%

3

 Memastikan kerja-kerja binaan atau bekalan barang  dilakukan

 3 minggu selepas  Inden Kerja / LO

 100%

4

 Mengemaskini Kemajuan Projek Pembinaan

 2 bulan sekali

 100%

5

 Mengadakan lawatan tapak-tapak projek

 1 bulan sekali

 100%

6

 Memastikan keputusan sebutharga akan  dikeluarkan kepada pemborong yang berjaya

 7 hari bekerja  selepas  Jawatankuasa  Pemutus  Sebutharga  bersidang

 100%

7

 Membuat pengesahan kerja-kerja yang  dilaksanakan oleh kontraktor / barang-barang yang  dibekalkan oleh pembekal.

 7 hari bekerja

 100%

8

 Menyediakan dokumen bayaran peruntukan  (perkhidmatan Pembekalan/Kontrak) setelah  tuntutan lengkap dan disahkan diterima.

 7 hari bekerja

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM UMUM DAN KOKURIKULUM 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

 1

 Pendaftaran Peperiksaan

  1. Menyediakan Takwim
  2. Menyediakan senarai pusat
  3. Menerima pendaftaran
  4. Semakan dokumen
  5. - Kemasukan data

 

 2 Minggu
 1 minggu
 1 bulan
 2 minggu
 2 minggu

 100%

 2

 Pengendalian Peperiksaan

  1. Melantik Panel Penggubal
  2. Menggubal soalan & jawapan
  3. Menerima dan mengangkat draf soalan kepada Lembaga
  4. Menyemak dan menyedia soalan
  5. Mencetak dan membungkus soalan
  6. Melantik petugas peperiksaan
  7. - Menjalankan peperiksaan sebagaimana jadual

 

 2 minggu
 2 bulan
 3 bulan

 2 bulan
 5 bulan
 3 minggu
 20 hari

 100%

 3

 Penyediaan Keputusan

  1. Melantik pemeriksa skrip
  2. Menerima bungkusan skrip jawapan
  3. Menanda skrip jawapan
  4. Menerima skrip yang ditanda dan memasukkan markah
  5. Menyedia keputusan
  6. Mengumumkan keputusan
  7. Menyemak semula keputusan rayuan
  8. Mengeluarkan sijil
  9. Melupuskan skrip jawapan

 

 2 minggu
 2 minggu
 1 bulan
 1 bulan

 3 minggu
 1 hari
 1 bulan
 5 bulan
 3 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KURIKULUM ARAB/UGAMA
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kurikulum Arab / Ugama akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


 Bil

Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

 1

 Mengurus kursus peningkatan pengajaran dan  pembelajaran dan tarikh maklumbalas pengetua.

 2 minggu

 100%

 2

 Mengadakan pemantauan kepada prestasi kritikal  matapalajaran dari tarikh penerimaan pengesanan,

 1 minggu

 100%

 3

 Membuat perancangan dan strategi bermula dari  penerimaan respon kualiti pengajaran guru di sekolah  oleh pengetua.

 2 minggu

 100%

 4

 Mengadakan tinjauan rambang (spot check) kepada  sekolah-sekolah yang dikenalpasti kualiti pengajaran  rendah.

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT BAHASA ARAB
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Bahasa Arab akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

 1

 Mengurus terjemahan sijil-sijil dari tarikh terima  permohonan

 2 hari

 100%

 2

 Membuat analisa keputusan peperiksaan kelas khas  dar tarikh terima analisa dari sekolah

 1 minggu

 100%

 3

 Menulis berita dan layout kasar dari tarikh peristiwa  atau aktiviti

 2 hari

 100%

 4

 Menyediakan laporan program dari tarikh selesai  pelaksanaan

 2 hari

 100%

 5

 Membuat analisa kursus-kursus dari tarikh selesai  kursus

 1 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PERKHIDMATAN GURU
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Perkhidmatan Guru akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

 1

 Perangkaan Guru Kelas dan Murid

  1. menyediakan perangkaan guru, kelas, dan murid bermula dari tarikh mengedar Borang Perangkaan ke sekolah disusuli dengan mesyuarat khas di peringkat Zon serta menerima borang perangkaan dari sekolah seterusnya memproses dan menganalisa keperluan guru, kellas dan murid

 

 

 2 bulan

 100%

2

 Mengisi Kekosongan Guru Baru

  1. Memproses borang permohonan guru dari tarikh terima di meja,kemudian diangkat ke Unit Sumber Manusia untuk proses temuduga.
  2. Mengisi kekosongan guru di sekolah bermula dari tarikh menerima senarai calon guru yang berjaya dalam temuduga dari Unit Sumber MAnusia

 

 1 bulan

 

 1 bulan

 

 100%

3

 Pengisian Guru Ganti bagi guru yang Cuti Bersalin/Haji/  Kursus/Cuti Tanpa Gaji

  1. menyemak dan memproses borang permohonan Guru Ganti bagi guru yang Bersalin/Haji/Kursus dan cuti tanpa Gaji/Elaun bermula dari tarikh terima di meja dan kemudian diangkat kepada Unit Sumber Manusia

 

 

 2 hari

 100%

 4

 Pengisian Guru Elaun ke Sandaran

  1. menerima borang permohonan Guru Sandaran (GBGS 2004) dari tarikh terima borang di meja.
  2. Menyemak, memproses dan melantik guru elau ke sandaran yang berjaya

  

 1 bulan

 100%

 5

 Pertukaran Guru

  1. - Menerima dan memproses borang permohonan pertukaran guru dari tarikh terima di meja

 

 3 minggu

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT KENAZIRAN SEKOLAH
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Kenaziran Sekolah akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

 Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

  1

 Melakukan penaziran secara mesra dan profesional untuk  mengupayakan sekolah mencapai kecemerlangan dan  standard kualiti pendidikan yang tinggi

 1 – 2 hari

 

 100%

  2

 Memberi khidmat nasihat dan bimbingan yang tepat dan  rasional serta bermutu kepada pihak pengetua dan guru-  guru  bagi membolehkan sekolah mencapai kecemerlangan

 1 – 2 hari

 100%

  3

 Memberi maklumbalas berasaskan fakta dan bukti yang  boleh dimanafaatkan sekolah dan guru mengikut aktiviti  pemeriksaan yang memerlukannya

 10 hari

 100%

  4

 Menghasilkan laporan penaziran tepat, objektif, adil dan  saksama tanpa dipengaruhi oleh sebarang keadaan atau  kepentingan untuk dimajukan kepada YABrs Pengarah YIK

 5 hari

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT HAL EHWAL MURID
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Hal Ehwal Murid akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:


Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Permohonan Pelajar Baru

  1. Mengadakan Ujian Kelayakan
  2. Memgeluarkan keputusan calon yang berjaya
  3. Menerima dan memproses borang Permohonan Rayuan.

 

1 bulan

 

100%

 2

 Permohonan Pertukaran Pelajar Dalam Dan Keluar Negeri

  1. Menerima Permohonan Borang Pertukaran.
  2. Menyemak dan mendapat kelulusan

 

3 hari

100%

 3

 Permohonan Menyambung Pengajian Ke Timur Tengah

  1. Terima Borang Permohonan
  2. Memproses Dan Menyemak Borang
  3. Urusan Penghantaran Dokumen Ke Kementerian Pelajaran Tinggi

 

3 minggu

 

1 minggu

100%

 4

 Mengurus Biasiswa / Zakat Pelajar

  1. Menerima Borang Pencalonan Dari Sekolah
  2. Menyemak Borang Permohonan Dan diangkat dalam Mesyuarat Ahli Jawatankuasa
  3. Mendapat Kelulusan Dari YAKIN / MAIK

 

2 minggu

1 minggu
1 minggu

100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI PENDIDIKAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Pendidikan akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Menghasilkan bahan pendidikan dalam pelbagai  media bagi mata pelajaran bahasa arab/ugama  secara berterusan bagi meningkatkan proses  pengajaran dan pembelajaran di sekolah dalam  tempoh setahun.

 1 tahun

 100%

 2

 Mengadakan pertandingan multimedia di peringkat  sekolah bermula dari bulan Julai 2015 hingga September  pada setiap tahun.

 4 bulan

 100%

3

 Memberi khidmat nasihat kepada pengetua dan guru-  guru dalam bidang teknologi pendidikan

 Setiap bulan

 100%

 4

 Menyelia PSS sekolah sebanyak 10 buah sekolah

 1 bulan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT PENILAIAN DAN PEPERIKSAAN 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Penilaian dan Peperiksaan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Menyemak dokumen dan data pendaftaran  peperiksaan pelajar

 15 hari bekerja

 100%

2

 Menerima dan mengangkat draf soalan PMRU,SMU,  SMTQ dan STUP kepada Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan YIK.

 3 bulan

 100%

3

 Menjalankan urusan peperiksaan Lisan

 15 hari bekerja

 100%

4

 Menjalankan urusan peperiksaan bertulis  (sebagaimana jadual peperiksaan)

 20 heri

 100%

5

 Menyediakan keputusan semua peperiksaan  kelolaan YIK

 15 hari selepas  Mesyuarat Lembaga  Peperiksaan

 100%

6

 Mengeluarkan sijil

 5 bulan selepas  peperiksaan  diumumkan

 100%

 

PIAGAM PELANGGAN
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT 
YAYASAN ISLAM KELANTAN

Unit Teknologi Maklumat akan melaksanakan Program dan Aktiviti dalam tempoh sebagaimana berikut:

Bil

 Aktiviti / Jenis Perkhidmatan

 Tempoh

 Pencapaian 2015 (Januari 2016 - Mac 2016)

1

 Memastikan Laman web Yayasan Islam Kelantan  boleh dicapai dan sentiasa dikemaskini dengan  maklumat baru.

 5 hari bekerja

 100%

2

 Menjawab aduan dan pertanyaan email daripada  pelanggan/pengunSeptemberg portal web YIK.

 3 hari bekerja

 100%

3

 Memastikan rangkaian dan maklumat Yayasan  Islam Kelantan sentiasa berada pada tahap selamat  dari ancaman pencerobohan dan serangan virus.

 14 hari bekerja

 100%

4

 Memberi khidmat nasihat, maklumbalas setiap  aduan kerosakan peralatan komputer yang  diterima.- 
 -Tidak melibatkan pembekal
 - Melibatkan pembekal

 

 10 hari bekerja 
 30 hari bekerja

 100%

 

Laporan Pencapaian disediakan oleh,
Unit Khidmat Pengurusan,
Bahagian Pengurusan,
Yayasan Islam Kelantan
 
DIKEMASKINI PADA: 1 Mac 2017

YAYASAN ISLAM KELANTAN
Peti Surat 248,15730 Nilam Puri, Kota Bharu, Kelantan, Malaysia
Tel: 09-7126315  |  Fax : 09-7127806  |  Email: yik@kelantan.gov.my

MyGov Kelantan Mampu MSC JPA  IIM KNS 1Malaysia SPA SPR PCB

 PENAFIAN:
Yayasan Islam Kelantan tidak bertanggungjawab terhadap apa-apa kehilangan atau kerugian yang disebabkan oleh penggunaan mana-mana maklumat atau daripada kecacatan atau kesilapan kandungan di dalam laman web ini.